怎么用 AI 做会议纪要?
会议纪要最没价值的样子是「谁说了什么」的流水账。真正有用的纪要只有两件事:决定了什么、谁在什么时间前做什么。前者防止反复讨论,后者防止事情掉地上。
这件事该用哪些工具
具体怎么做:四步
转录不是纪要,别把转写稿当成果
一小时的会议转写出来两万字,没人看。转写只是原料,必须重新组织成「决定 + 待办」两栏。
只写三样:决定了什么、谁做什么、什么时候
其他内容全部删掉,包括讨论过程、争论细节、背景介绍。这些在录音里有,需要时再翻。
待办必须有人名和日期
「后续跟进一下」等于没写。写成「张三,10 月 25 日前,把报价单发给客户」。没有责任人和时间的待办,一周后必然消失。
当天发出去
隔一天再发,大家对细节的记忆已经模糊,争论成本会上升。会议结束后 2 小时内发出效果最好。
可以直接复制的提示词
把花括号里的内容换成你自己的情况,整段粘进对话框即可。提示词里的要求越具体,输出越能用。
把会议转写稿整理成纪要
下面是一场会议的转写稿,请整理成会议纪要。
会议信息:
- 主题:{会议主题}
- 时间:{日期}
- 参与人:{名单}
输出结构(严格按这个来):
## 一句话结论
这场会最终达成了什么(一句话,没有结论就写「本次会议未形成明确结论」)
## 已决定事项
- 只写真正拍了板的事,标注是谁拍的板
- 讨论中但没定下来的,不要放进来
## 待办清单
表格:事项 | 负责人 | 截止时间 | 交付物
- 负责人必须是具体的人名,不要写「相关同事」
- 截止时间必须是具体日期,不要写「下周」「尽快」
- 转写稿里没说清负责人或时间的,标【待确认】
## 需要上级决策的事项
- 会上没权限定的,列出来
## 争议点(可选)
- 只有确实存在分歧才写,写清两方观点
硬性要求:
1. 不要写讨论过程,不要写谁说了什么
2. 不要编造转写稿里没有的决定和待办
3. 总长度控制在一屏内
转写稿:
{粘贴}从纪要里提取行动项
这是会议纪要,请帮我提取所有行动项,整理成可以导入待办工具的格式。
要求:
1. 每条行动项必须有:事项、负责人、截止日期
2. 缺少负责人或日期的,单独列出来标【待补】
3. 按截止日期排序
4. 判断哪些是「真行动」(有具体交付物),哪些是「假行动」(如「保持沟通」「持续关注」),假行动单独列出并建议删掉
5. 输出 CSV 格式,表头:事项,负责人,截止日期,交付物,优先级
纪要:
{粘贴}最容易踩的三个坑
直接发转写稿
两万字的转写稿等于没整理。发出去等于把整理工作转嫁给所有参会人,通常的结果是没人看。
待办没有责任人和时间
「请相关部门跟进」这种表述,在一周后一定会变成「以为别人在做」。
记录讨论过程
谁支持谁反对、争论了几轮,这些对没参会的人有用,对决策没用。纪要的目的是推进,不是留档。
常见问题
录音需要征得同意吗?
需要告知。多数国家和地区要求会议录音前告知参会人,企业内部会议也建议开场说明。正式的对外会议尤其要注意。
中文识别准确率够用吗?
普通话标准、设备好的情况下够用。多人同时说话、有口音、有方言时会明显下降。重要会议建议人工听一遍关键段落。
纪要要不要发给所有参会人?
要,而且要请他们确认。发出后 24 小时内没人提出异议,就按这个执行。这一步能把后续扯皮减少很多。
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这套流程是实际跑通的,不是理论推演
工具迭代很快,界面和功能可能已经变了。如果你按这个流程做下来卡在某一步,欢迎告诉我们,会核实后补充。