怎么用 AI 写商务邮件？
商务邮件难的不是措辞，是分寸。催太紧显得不专业，催太松对方当你没催；拒绝要说得不伤和气，又不能让对方觉得还有余地。中文邮件写错一句话，事情就僵在那里。
这件事该用哪些工具
具体怎么做：四步
先定三件事：对象、目的、底线
收件人是谁（甲方/乙方/平级/上级）、这封邮件要达成什么、最坏能接受什么结果。这三个不写清楚，AI 只能给你一篇四平八稳的废话。
让它出三个语气版本，你挑一个
同一件事让它写「客气版」「中性版」「强硬版」。你从三版里挑，比让它一次写「合适的语气」准确得多——它不知道你们的关系有多熟。
结论放第一句，背景放后面
中文邮件习惯先铺垫，读的人要扫三段才知道你要什么。改成第一句就说请求，后面才是理由。这一条能让你邮件的回复率明显变化。
发出前删掉所有「如有不便」
「如有不便敬请谅解」「如有任何问题请随时联系」这类话，AI 特别爱加。商务邮件里它们等于示弱信号，删掉不影响礼貌。
可以直接复制的提示词
把花括号里的内容换成你自己的情况，整段粘进对话框即可。提示词里的要求越具体，输出越能用。
帮我写一封催进度的商务邮件。
背景：{项目名}，对方承诺 {日期} 交付 {交付物}，现在已超期 {N} 天，仍是「在做」的状态。
对方是：{客户/供应商/合作方}，我们之间的关系是 {例：长期合作但对方一直拖}。
我的真实目的：{拿到明确的新日期，不要「尽快」这种答复}。
请写三个版本：
1. 客气版：给对方台阶，但明确要求给出新日期
2. 中性版：直接陈述事实和影响，不带情绪
3. 强硬版：说明如果本周内没有明确答复，我们会采取什么措施
三版都要求：
- 第一句话就说清这封邮件要什么，不要铺垫
- 不超过 200 字，超过对方不看
- 不要用「如有不便敬请谅解」这类套话
- 不要指责对方的动机，只陈述事实和后果
直接输出三版，标注版本名。帮我写一封拒绝邮件。
对方提出：{具体请求}
提出方是：{对方身份，例：公司大领导/长期客户}
我不能做的真实原因：{资源不足/超出范围/时间排不开}
我希望保留的关系：{继续合作/不想得罪但要立规矩}
要求：
1. 第一段直接说不，不要用「非常感谢您的信任但是」绕三行
2. 第二段给一个替代方案或者一个明确的可行条件（不能只说不行）
3. 不要道歉超过一次，反复道歉会让拒绝变成可以商量
4. 全文不超过 150 字
5. 语气坚定但不冷，不要用感叹号
输出邮件正文。最容易踩的三个坑
让 AI 决定语气强度
你说「写得客气一点」，它给你一篇软到没有任何约束力的信。语气这件事必须你自己定档，让它照着写。
一封邮件说三件事
收件人只会回应最紧急的那一件，剩下两件就沉了。一封邮件一个诉求，其他另起。
用 AI 编造事实
它会把「超期 3 天」写成「已超期两周」。所有时间、金额、承诺内容，你核对一遍。发出去被对方指出错误，比催得紧更伤。
常见问题
中文邮件用 AI 写，会不会读起来很假？
会，主要是因为它爱用「首先、其次、综上」这种书面连接词，还有一堆「鉴于」「就此」。把这类词删掉，换成正常说话的顺序，读起来就正常了。
英文邮件也能用它写吗？
能，而且比中文更稳，因为英文商务邮件的格式非常固定。注意让它写明是美式还是英式，以及对方公司的正式程度——对德企和对美西创业公司，写法差很多。
涉及法律或合同的邮件能不能用 AI 写？
可以起草，但每一句都必须你自己核对。AI 会写出听起来很专业但实际不成立的承诺，比如「我方承担全部连带责任」。这类邮件发出前，最好让法务过一遍。
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