怎么用 AI 写公文与通知？
公文最难的不是内容，是格式和分寸。标题怎么写、主送机关怎么排、用「决定」还是「通知」、结尾用「特此通知」还是「请遵照执行」，错一处就不像正式文件。
这件事该用哪些工具
具体怎么做：四步
先定文种，再写内容
通知、通报、请示、报告、函、纪要，每个文种的用途和格式都不一样。请示必须一事一请，报告不要求回复，函是平级之间用的。定错文种，格式再对也不合规。
把要素列成清单再交给 AI
发文机关、主送机关、事由、依据、具体要求、执行时间、落款。七项给全，它就能填；缺一项它就自己编一个，编出来的通常是错的。
语气按「上行、平行、下行」分档
对上级用请示语气（请批准、请审示），平级用商洽（请予支持、请协助），下级用指令（请遵照执行、务必于×日前完成）。三个档位不能混。
数字、日期、机关名称逐项核对
这是公文出错最多的地方。AI 会把「2026年10月」写成「2024年10月」，把部门名称写成简称。这几处必须人工对一遍。
可以直接复制的提示词
把花括号里的内容换成你自己的情况，整段粘进对话框即可。提示词里的要求越具体，输出越能用。
帮我写一份正式通知。
文种：通知
发文机关：{单位全称}
主送机关：{下属单位名称，多个用顿号分隔}
事由：{例：开展 2026 年度安全生产检查}
依据：{上级文件名称或会议精神}
具体要求：
{逐条列出，例：1. 各单位于10月25日前完成自查 2. 11月5日前提交自查报告 3. 报告需加盖公章}
执行时间：{起始和截止日期}
落款：{发文机关 + 日期}
格式要求：
1. 标题格式：发文机关 + 关于 + 事由 + 的通知
2. 正文分条，用「一、二、三」，条下用「（一）（二）」
3. 语气为下行指令，用「请遵照执行」「务必」「确保」
4. 结尾用「特此通知」
5. 不要写「希望各单位高度重视」这类空话，直接写要做什么、什么时间、交什么东西
6. 全文不超过 600 字
直接输出完整公文，不要解释格式。下面是我写的草稿，太口语，请改成规范公文。
要求：
1. 保持原意，不新增要求，不删减要求
2. 把口语表述换成公文表述（「大家记着交」→「请于×月×日前报送」）
3. 补全缺失的格式要素，用【待补】标出需要我确认的地方
4. 分条编号，层次用「一、（一）1.」
5. 去掉所有感叹号、口语语气词、以及「我们希望」这类主观表述
我的草稿：
{粘贴草稿}最容易踩的三个坑
文种用错
把「请示」写成「报告」，上级可以不批复，事情就卡住了。请示必须一事一请、必须有明确请求；报告只陈述，不要求回复。这一条错了，文件等于没发。
保留 AI 加的套话
它会自动加「在××的正确领导下」「以高度的责任感」这类话。除非单位明确要求，否则这些内容只会让文件显得空。
日期和机关名不核对
AI 编日期不是偶发，是常态。发文日期、执行截止日、上级文件文号，这三处必须逐字对。
常见问题
AI 写的公文能直接用吗？
格式框架可以直接用，内容必须改。公文的责任在签发人，不在工具。比较稳的做法是让它出框架和条款，你自己填实质内容，再人工核一遍格式。
不同单位的公文格式一样吗？
党政机关有统一标准（GB/T 9704），企业各有各的模板。企业内部文件建议把你们现有的模板丢给 AI，让它照着填，比让它按国标写更实用。
涉及人事、处罚这类文件能用 AI 起草吗？
可以起草，但必须法务或人事复核。这类文件里一个词用错就可能引发争议，比如「辞退」和「解除劳动合同」在法律上不是一回事。
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